Klant, contactpersoon en ontvanger

Als je een template maakt, kies je variabelen via de accolades. Daar zie je een paar groepen die op elkaar lijken: Klant, Contactpersoon klant, Contact en Ontvanger. Ze verwijzen naar verschillende mensen, en dat verschil bepaalt wat er uiteindelijk in je e-mail of document komt te staan.

Het voorbeeld in deze uitlegCopy Anchor Link

We gebruiken één project door de hele pagina heen.

• Project: Zomerborrel
• Klant: Explainimor B.V. (het bedrijf)
• Contactpersoon klant: Sophie de Vries, werkt bij Explainimor
• Accountmanager: Daan Jansen, jouw collega die het project beheert

De vier groepenCopy Anchor Link

Klant is het bedrijf (of de particulier) waar het project, de offerte of de factuur bij hoort. In het voorbeeld is dat Explainimor B.V. Een klant heeft een naam, een algemeen e-mailadres en een adres. In je template staat dit als {{client.name}}, {{client.email}} en {{client.display_address}}.

Contactpersoon klant is de persoon bij de klant met wie je contact hebt. In het voorbeeld is dat Sophie de Vries. Heeft Sophie bij Explainimor een eigen zakelijk e-mailadres ingesteld, dan gebruiken we dat. Anders pakken we haar persoonlijke adres. In je template staat dit als {{client_contact.name}} en {{client_contact.email}}.

Contact is een slimme vervanger voor "degene die ik hier bedoel". Dit is geen aparte persoon in je administratie. Het systeem kiest zelf de eerste die bestaat: de contactpersoon klant, anders de klant, anders de accountmanager. Bij de Zomerborrel is Contact dus Sophie. Heeft het project geen contactpersoon, dan is Contact Explainimor B.V. In je template staat dit als {{contact.name}}.

Ontvanger is de persoon die deze specifieke e-mail krijgt. Kies je bij het versturen meerdere ontvangers, dan stelt het systeem voor elk van hen een eigen e-mail samen. In elke e-mail staat dan de naam van die ene ontvanger. Ontvanger bestaat alleen in e-mails, niet in documenten. In je template staat dit als {{receiver.name}}.

Waar kun je wat gebruikenCopy Anchor Link

Niet elke groep is overal beschikbaar. De variabelen zijn er voor e-mails én documenten, met één uitzondering: Ontvanger kun je alleen in e-mails gebruiken.

Achter de punt kun je meer kiezen dan alleen de naam. Elke groep heeft ook firstname, lastname, email en phone, bijvoorbeeld {{client_contact.firstname}} voor "Sophie". Alleen Klant en Contact hebben daarnaast display_address, het volledige adres.

Op een offerte of factuur kies je dus voor Contact. Daar staat altijd iemand: de contactpersoon van de klant, en als die er niet is het bedrijf zelf.

Wat er in een e-mail komt te staanCopy Anchor Link

Stel dat je vanuit de Zomerborrel een e-mail verstuurt met de aanhef "Beste {{receiver.name}}", de regel "Hierbij de gegevens voor {{client_contact.name}}" en de regel "Klant: {{client.name}}". Wat de lezer ziet, hangt af van wie je als ontvanger kiest.

Kies je Contactpersoon klant én Accountmanager tegelijk, dan versturen we twee e-mails. Sophie krijgt haar eigen versie en Daan de zijne, elk met de eigen naam in de aanhef. Hebben twee gekozen ontvangers hetzelfde e-mailadres, dan krijgt dat adres maar één e-mail.

Wat als iemand geen e-mailadres heeftCopy Anchor Link

Heeft Sophie geen e-mailadres, dan gaat de e-mail naar het algemene adres van Explainimor B.V. In dat geval is de ontvanger het bedrijf, en zie je dus "Beste Explainimor B.V." in de aanhef. Controleer daarom bij je contactpersonen of het e-mailadres is ingevuld, vooral als je persoonlijk wilt aanspreken.

Een factuur gaat standaard naar de klant. Heeft de klant een apart factuuradres ingesteld, dan gebruiken we dat.

Meer voorbeeldenCopy Anchor Link

Zo veranderen de variabelen als de situatie anders is. In elke tab zie je wat je krijgt.

Meer wetenCopy Anchor Link

Hoe je variabelen toevoegt, lees je bij een e-mail template aanmaken. Welke ontvangers je in een automatisering kunt kiezen, staat bij acties.